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Aggiunta di contenuti indipendentemente da una segnalazione del workflow

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Questo articolo si riferisce a Planview Enterprise 11.5 e superiori.

Attenzione! Non usare la seguente procedura in reazione a una segnalazione del workflow che indica di creare un documento. In tal caso, per garantire che il workflow prosegua dopo aver creato il documento, procedere come descritto in Come modificare, esaminare e approvare o respingere un documento del workflow.

Aggiunta di una nuova cartella

Per aggiungere una nuova cartella che aiuta a organizzare i file di contenuti aggiunti a Planview Enterprise

  1. Navigare fino alla schermata Visualizza contenuti.

  2. Nel pannello di sinistra navigare fino a dove si vuole aggiungere la cartella. Fare poi clic sul collegamento di quella posizione.

  3. Nel pannello di destra fare clic sul collegamento Cartella.

  4. Nelle caselle appropriate digitare un titolo per la cartella e una breve descrizione del tipo di contenuti da conservare in essa.

  5. Selezionare eventuali attributi di strutture secondarie.

  6. Digitare una o più parole chiave che possano aiutare a individuare il documento, separandole tramite una virgola o un punto e virgola.

  7. Fare clic su Salva per salvare i dati inseriti.

    Nel pannello di destra della schermata Visualizza contenuti viene aggiunta una voce per la cartella ai file di contenuti elencati.

Aggiunta di un nuovo documento

Per aggiungere un nuovo file di contenuti rendendolo accessibile in Planview Enterprise per condividerlo con altri utenti

  1. Navigare fino alla schermata Visualizza contenuti.

  2. Nel pannello di sinistra individuare la posizione dove aggiungere il documento. Se si vuole aggiungere il documento a una struttura, fare clic sul collegamento dell'elemento al quale lo si vuole associare. N.B. Se il documento deve essere usato con un workflow, occorre aggiungerlo alla cartella dei contenuti modello.

  3. Nel pannello di destra fare clic su Documento.

  4. Nella casella File digitare il nome del documento o navigare fino alla sua posizione.

    È possibile aggiungere contenuti disponibili localmente o in rete, ma si consiglia di limitarne la dimensione a circa 2 MB.

  5. Digitare il titolo, l'autore e una descrizione del documento nelle apposite caselle.

    La casella Autore contiene per impostazione predefinita l'ID utente dell’individuo che aggiunge il documento.

  6. Selezionare o deselezionare la casella Può essere copiato per indicare se eventuali modifiche vengano apportate al documento originale oppure a una sua copia.

    • Eliminare il segno di spunta dalla casella, se si desidera che le modifiche siano effettuate nell’originale, che è condiviso da tutti gli utenti aventi diritto di accesso in modalità di lettura/scrittura al documento.

    • Selezionare invece la casella, se si desidera che gli utenti con diritto di accesso di lettura/scrittura al documento eseguano le loro modifiche in una copia a parte.

  7. Per registrare e conservare diverse versioni precedenti del documento, selezionare la casella di opzione Registrare versioni.

  8. Per registrare e conservare informazioni sugli utenti che hanno letto il documento e la data e l'ora in cui ciò è avvenuto, selezionare la casella Registrare letture.

  9. Se l’amministratore ha configurato una data di scadenza dei documenti, procedere come descritto di seguito.

    1. Nel campo Data di scadenza selezionare il giorno in cui il documento deve scadere.

      La data di scadenza non riguarda il documento in sé, ma la possibilità di leggerlo.

    2. Nel campo Segnalare la scadenza utilizzare il selettore dati per selezionare l'utente al quale deve essere inviata una segnalazione riguardo alla scadenza del documento.

  10. Selezionare eventuali attributi di strutture secondarie.

  11. Digitare una o più parole chiave che possono aiutare a individuare il documento, separandole tramite una virgola o un punto e virgola.

  12. Fare clic su Salva.

    Nel pannello di destra della schermata Visualizza contenuti viene aggiunta una voce per il documento ai file di contenuto elencati.

Aggiunta di un nuovo URL

N.B. Non è consigliabile aggiungere URL che richiedono il preventivo accesso degli utenti a un sistema.

Per aggiungere un nuovo URL che dà accesso a un sito web da Planview Enterprise

  1. Navigare fino alla schermata Visualizza contenuti.

  2. Nel pannello di sinistra navigare fino al luogo dove si vuole collocare l'URL. Fare poi clic sul collegamento di quella posizione.

  3. Nel pannello di destra fare clic sul collegamento URL.

  4. Nella casella Titolo digitare un nome per l'URL (per es. Home page di Planview).

  5. Nella casella URL digitare l'URL (per es. http://www.planview.com/).

  6. Nella casella Descrizione digitare una descrizione del documento.

  7. Selezionare o deselezionare la casella Può essere copiato per indicare se eventuali modifiche vengano apportate al documento originale oppure a una sua copia.

    • Eliminare il segno di spunta dalla casella, se si desidera che le modifiche siano effettuate nell’originale, che è condiviso da tutti gli utenti aventi diritto di accesso in modalità di lettura/scrittura al documento.

    • Selezionare invece la casella, se si desidera che gli utenti con diritto di accesso di lettura/scrittura al documento eseguano le loro modifiche in una copia a parte.

  8. Selezionare eventuali attributi di strutture secondarie.

  9. Digitare una o più parole chiave che possono aiutare a individuare l’URL, separandole tramite una virgola o un punto e virgola.

  10. Fare clic su Salva.

    L'URL viene salvato e viene aggiunta una corrispondente voce ai file di contenuto elencati nel pannello di destra della schermata Visualizza contenuti.