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Workflow

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Questo articolo si riferisce a Planview Enterprise 11.5 e superiori.

Il workflow permette di implementare processi aziendali per garantire l’esecuzione delle attività che è necessario portare a termine. Lo scopo principale del workflow consiste nel:

  • raccogliere le informazioni necessarie dalle persone giuste al momento opportuno;

  • segnalare all’utente appropriato la necessità di eseguire una determinata azione;

  • fornire un meccanismo di revisione e approvazione per tutte le azioni del workflow;

  • garantire che lo stato del progetto non possa cambiare se non sono state eseguite determinate azioni che costituiscono le condizioni preliminari e necessarie affinché questo avvenga.

Il workflow rappresenta proprio la successione di tutte le azioni necessarie. Una volta portata a termine una singola azione, viene attivata quella successiva e viene inviata una segnalazione all’utente a essa assegnato. Tra le azioni del workflow vi sono ad esempio la creazione di un documento per un progetto (per es. il capitolato di progetto), la modifica dello stato di un progetto o di un'entità strategica, la creazione di un piano finanziario e la revisione o l’approvazione di ciascuna di queste azioni. L’amministratore definisce particolare stadi del ciclo di vita (come definizione, giustificazione o scope) per specificare le fasi del processo che porta dal nascere di un’idea alla sua realizzazione. Gli utenti possono visualizzare il diagramma del workflow e informazioni sulle sue fasi, e rivedere gli stadi del ciclo di vita per conoscere l'avanzamento delle attività. Il diagramma di un workflow è facilmente navigabile tramite un apposito controllo del diagramma.

Il workflow fornisce ai processi aziendali una struttura che permette di ridurre il tempo necessario al manager per determinare quale sia la mossa successiva più opportuna e per assegnare l’azione corrispondente alla persona giusta. Questo approccio aumenta la produttività e diminuisce il rischio di deviazioni dal workflow concordato all’interno dell’organizzazione. L’estensione di questo meccanismo all’intero ciclo di sviluppo e implementazione di un progetto, una strategia o un prodotto o altro tipo di outcome aiuta a garantire dei processi ripetibili, veloci e controllabili in tutti gli stadi.

La seguente figura mostra un esempio di diagramma di workflow. Le informazioni visualizzate per una fase del workflow includono la descrizione della fase stessa e l'utente indicato dall'amministratore come responsabile del suo completamento (come il responsabile del progetto o un membro del team del workflow). Le fasi facenti parte di un gruppo sono racchiuse in un riquadro più scuro, se il gruppo è espanso. N.B. L'aspetto delle informazioni visualizzate in un diagramma del workflow cambia dopo l'esecuzione di alcune operazioni per una fase. Per esempio, una fase attiva appare in blu scuro. Come mostrato dall’immagine, il diagramma del workflow include icone atte a indicare il tipo di fase (di modifica, di revisione o di approvazione).

diagramma del workflow
Diagramma del workflow