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Recopilar una versión para resumir los costes y los beneficios

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Está viendo el contenido de Planview® Enterprise One versión – Portfolio and Resource Management.

Advertencia: la recopilación de una versión cambia los niveles en los que los usuarios pueden introducir datos de la planificación financiera.

Puede recopilar una versión para modelos de planificación financiera estratégica, modelos de planificación financiera de actividades, o bien, modelos de planificación financiera de resultados. Nota: no puede recopilar versiones para modelos de planificación financiera de centros de costes ni de la organización.

Para resumir los costes y beneficios de la una planificación financiera mediante la recopilación de la versión desde un determinado nivel a un nivel del resumen para un periodo específico:

  1. Asegúrese de que conoce el proceso mediante el cual los usuarios pueden resumir datos y recopilar datos mientras revisan un plan financiero.

  2. En la barra del menú, haga clic en Administración > Configuración del sistema > Gestión financiera.

  3. Haga clic en Planificación financiera.

  4. Haga clic en Modelos de planificación financiera.

  5. En la fila que corresponde al modelo de planificación financiera para el que desea recopilar una versión, haga clic en el botón del menú de acciones y, a continuación, en Configurar versiones.

  6. En la fila adecuada haga clic en el botón del menú de acciones, luego haga clic en Recopilar versión y, a continuación, haga clic en la opción que corresponda al tipo de plan financiero para el que quiera recopilar datos. Nota: las opciones que aparecen dependen de las casillas de validación que estén seleccionadas en la Columna permitida de la pantalla Editar modelo de planificación financiera así como de la configuración de la opción Recopilar objetivo de la misma pantalla.

    Si está disponible la opción De actividad a resultado a estrategia, puede hacer clic en ella para configurar la versión de modo que admita la carga automática de datos de un plan financiero de actividad basado en el modelo correspondiente a un plan financiero de resultados que también se base en ese modelo, y enseguida recopilar datos en ambos planes para un plan financiero de estrategia que se base en el mismo modelo. Si está disponible la opción De actividad a estrategia a resultado, puede hacer clic en ella para configurar la versión de modo que admita la carga automática de datos de un plan financiero de actividad basado en el modelo correspondiente a un plan financiero de estrategia que también se base en ese modelo, y enseguida recopilar datos en ambos planes para un plan financiero de resultado que se base en el mismo modelo.

  7. Especifique si desea recopilar todos los datos de planificación financiera o solo los datos de planificación financiera para un determinado portfolio con solo hacer clic en la opción adecuada. Si hace clic en la opción Recopilar un portfolio específico, haga clic en el nombre del porfolio adecuado, en la lista que corresponde a dicha opción.

  8. Realice la selección en las listas Recopilar nivel a y De para especificar el margen de niveles que desea incluir en la recopilación. Sólo se pueden seleccionar aquellos niveles que permiten la planificación financiera. Tenga en cuenta la siguiente información al momento de seleccionar niveles:

  • En general puede recopilar desde un nivel de planificación financiera hasta otro nivel que sea compatible con la planificación financiera para un modelo, versión o periodo específico. También se cargan los niveles intermedios.

  • El nivel que seleccione en la lista Agregar nivel adebe ser superior al nivel que seleccione en la lista De.

  • El nivel que seleccione en la lista Agregar nivel ano puede estar bloqueado para cargas, pero sí puede seleccionar un nivel bloqueado en la lista De.

  • Si una rama de la jerarquía no tiene ninguna entidad en el nivel seleccionado en la lista De, se utiliza el nivel más inferior si éste está por debajo del nivel seleccionado en la lista Agregar nivel a.

  • En el caso de los modelos de planificación financiera de estrategias y resultados, los niveles desde los que quiera recopilar datos deben incluir la estructura del nivel primario de planificación (NPP) de la estructura detallada de trabajo. Por ejemplo, recopile todos los datos del nivel del proyecto en un modelo de planificación financiera de una estrategia hasta el nivel de iniciativa de la planificación financiera de estrategia.

  1. Haga clic en Recopilar.

Reglas de negocio que se aplican para recopilar una versión

Se aplican las siguientes reglas de negocio con el fin de recopilar una versión para un modelo de planificación financiera:

  • La recopilación no incluye las cuentas inactivas ni las cuentas que un administrador haya marcado para ser excluidas de las recopilaciones.

  • Durante la recopilación se toman en cuenta los bloqueos de cargas para niveles o entidades. Si se impide la carga de una entidad, sus datos no se sobrescriben. Sin embargo, la recopilación continúa por encima de esta entidad, haciendo lectura de los datos no modificados. También se toman en cuenta los bloqueos de cargas por periodos. Si se impide la carga de periodos de una entidad, éstos no se modifican ni sobrescriben.

  • Reglas de % de designación financiera:

    • Las asociaciones con un % de designación financiera de 0 no se toman en cuenta en la recopilación.

    • Las asociaciones con un % de designación financiera de 100 se incluyen en la recopilación.  Esto incluye los planes financieros vacíos, mismos que se consideran como un plan financiero de cero y vacían el plan principal para recopilar un plan financiero en ceros.

    • Las asociaciones con un % de designación financiera mayor que 0 pero menor que 100 calculan el % de cada una de las líneas y se recopilan en el elemento principal.

  • Reglas de recopilación de versiones correspondientes a la opción Portfolio:
    • Recopilar todo: recopila todos los datos en el sistema para los elementos principales seleccionados.
    • Recopilar portfolio específico: solo recopila a partir de los elementos subordinados incluidos en el portfolio e ignora aquellos fuera del portfolio seleccionado.
  • Reglas correspondientes a la opción Recopilar versión:

    • Actividades

      • Recopilar actividades en niveles superiores en la jerarquía de actividades.

    • Estratégico

      • Recopilar de actividades o estrategias en niveles superiores en la jerarquía de estrategias.

    • Resultados

      • Recopilar de actividades o de un resultado en niveles superiores en la jerarquía de resultados.

    • Actividad a estrategia a resultado

      • La opción recomendada.

      • Las actividades se recopilan en el nivel más bajo de estrategias.

      • La estrategia se recopila en el nivel seleccionado en la jerarquía de resultados.

      • Aquellas actividades asociadas directamente a un resultado se recopilan junto con la estrategia. 

      • Ejemplo: se recopilan tres proyectos en un programa para crear un resultado además de que todas aquellas actividades de soporte asociadas directamente a ese resultado se incluyen para un costo total del resultado.

    • Actividad a resultado a estrategia

      • No es la opción recomendada.

      • Las actividades se recopilan en el nivel más bajo en la jerarquía de resultados.

      • El resultado se recopila en el nivel seleccionado en la estrategia.

      • Aquellas actividades asociadas directamente a un estrategia se recopilan junto con el resultado.

  • Es posible efectuar varias recopilaciones si se quiere recopilar datos en niveles superiores en varias estructuras.
  • Cuando se recopilan resultados a partir de proyectos, solo se recopila el porcentaje correspondiente de acuerdo con la designación definida.