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Añadir contenido sin esperar a una notificación del ciclo de vida

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El presente artículo se refiere a Planview Enterprise 11.5 y versiones posteriores.

Advertencia: no use el siguiente procedimiento para responder una notificación del ciclo de vida que le pide que cree un documento. Para ese tipo de notificación, usted asegura que el flujo de trabajo de ciclo de vida continúe después de que tome la acción ordenada al realizarla según se explica en Editar, revisar y aprobar o rechazar un documento de ciclo de vida.

Añadir una nueva carpeta

Para añadir una carpeta que permita organizar archivos de documentos que se añadan a Planview Enterprise:

  1. Navegue a la pantalla Revisar contenidos.

  2. En el panel izquierdo, navegue hasta donde quiera añadir la carpeta. Después haga clic en el enlace correspondiente.

  3. En el panel derecho, haga clic en Carpeta.

  4. Escriba el título de la carpeta y una descripción breve del tipo de contenido almacenado en esa carpeta.

  5. Si es necesario, seleccione también atributos de estructuras alternativas.

  6. Introduzca una o más palabras clave que sirvan para localizar la carpeta. Separe las palabras clave con coma o punto y coma.

  7. Haga clic enGuardar para guardar la información de la carpeta.

    Se añade una entrada para la carpeta a los archivos de contenido que aparecen en el panel derecho de la pantalla para revisar contenidos.

Añadir un nuevo documento

Para añadir un nuevo documento que esté disponible para usted en Planview Enterprise y compartirlo con otros usuarios:

  1. Navegue a la pantalla Revisar contenidos.

  2. En el panel izquierdo, navegue hasta donde quiera añadir el documento. Si quiere añadir contenidos a una estructura, haga clic en el enlace para el elemento con el que quiera asociar el documento. Nota: si el documento se debe utilizar con pasos del ciclo de vida, debe añadir dicho documento a la carpeta del contenido de plantilla.

  3. En el panel derecho, haga clic en Documento.

  4. En la casilla Archivo, escriba el nombre del documento o navegue hasta la ubicación del documento.

    Puede añadir documentos que se encuentren en una unidad de disco local o de red; sin embargo, es recomendable que el tamaño del archivo no exceda 2 MB.

  5. Escriba el título del documento, el autor y escriba la descripción del documento en las casillas correspondientes.

    De forma predeterminada, la casilla Autor contiene el nombre de la persona que añade el documento.

  6. Marque o desmarque la casilla Se puede copiar para especificar si los cambios en el contenido se realizan en la versión original o en una copia separada.

    • Desmarque la casilla si quiere guardar los cambios en la versión original del contenido, que está a disposición de todos los usuarios con acceso de lectura y escritura al contenido.

    • Seleccione la casilla si quiere que un usuario con acceso de lectura y escritura al contenido pueda aplicar cambios en una copia diferente del contenido, no a la versión compartida.

  7. Para controlar y almacenar versiones anteriores del documento según el sistema se vaya modificando, seleccione la opción Registrar versiones.

  8. Para dar seguimiento a la información sobre las personas que han leído el documento y la fecha y hora en que lo hicieron, seleccione la casilla Registrar lecturas.

  9. Si su administrador configuró una fecha de expiración para el contenido, tome los siguientes pasos:

    1. En el campo Fecha de expiración, seleccione la fecha en la que expirará el documento.

      La fecha de expiración no afecta el documento.

    2. En el campo Notificar expiración , utilice el seleccionador de datos para seleccionar el usuario a quien se le enviará una notificación relacionada con la expiración del documento.

  10. Si es necesario, seleccione también atributos de estructuras alternativas.

  11. Introduzca una o más palabras clave que sirvan para localizar el documento. Separe las palabras clave con coma o punto y coma.

  12. Haga clic en Guardar.

    Se añade una entrada para el documento a los archivos de contenido que aparecen en el panel derecho de la pantalla para revisar contenidos.

Añadir una nueva URL

Nota: no es recomendable añadir direcciones de URL para las que sea necesario registrarse en el sistema antes tener acceso a dichas direcciones.

Para añadir un nueva URL que provea acceso a un sitio web desde Planview Enterprise:

  1. Navegue a la pantalla Revisar contenidos.

  2. En el panel izquierdo, navegue hasta donde quiera colocar la URL. Después haga clic en el enlace correspondiente.

  3. En el panel derecho haga clic en URL.

  4. Escriba un nombre para la URL en la casilla Título, (por ejemplo, página de inicio de Planview).

  5. En la casilla URL, escriba la URL del tipo de documento (por ejemplo, http://www.planview.com/).

  6. Escriba una descripción del documento en la casilla Descripción.

  7. Marque o desmarque la casilla Se puede copiar para especificar si los cambios en el contenido se realizan en la versión original o en una copia separada.

    • Desmarque la casilla si quiere guardar los cambios en la versión original del contenido, que está a disposición de todos los usuarios con acceso de lectura y escritura al contenido.

    • Seleccione la casilla si quiere que un usuario con acceso de lectura y escritura al contenido pueda aplicar cambios en una copia diferente del contenido, no a la versión compartida.

  8. Si es necesario, seleccione también atributos de estructuras alternativas.

  9. Introduzca una o más palabras clave que sirvan para localizar la URL. Separe las palabras clave con coma o punto y coma.

  10. Haga clic en Guardar.

    Sólo se almacena la información de la URL, pero se añade una entrada para el documento a los archivos de contenido que aparecen en el panel derecho de la pantalla para ver contenidos.