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Buscar portfolios o entidades

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Este artículo se refiere a la versión 15 de Planview® Enterprise One – Portfolio and Resource Management.

Funcionalidades necesarias

Para buscar elementos relacionados con un tipo de entidad particular, la funcionalidad correspondiente debe estar activada en su rol de usuario. Suponiendo que desea buscar una actividad. En este caso, deben estar activadas una o varias de las siguientes funcionalidades: ver gestión de proyectos y recursos y usar gestión de proyectos y recursos.

Opciones globales necesarias

Para buscar elementos relacionados con un tipo de entidad particular, debe estar habilitada la opción global correspondiente. Por ejemplo, si desea hacer una búsqueda de una actividad, debe estar habilitada la opción global Usar gestión de proyectos y recursos.

Requisitos previos

  • Contar con derechos de sólo lectura o de lectura y escritura sobre la entidad para la que está haciendo la búsqueda.
  • Al buscar portfolios, sólo los portfolios a los que tiene acceso (es decir, portfolios a los que usted ha sido invitado o que usted mismo creó) aparecen en los resultados de la búsqueda.
  • Al buscar solicitudes, debe contar con el acceso de seguridad apropiado para la solicitud.

Puede buscar en el sistema una entidad, un portfolio de entidades, o bien un ID de actividad o un ID de producto correspondientes a una entidad mediante el uso de la cuadro de búsqueda que está situado en la parte superior de la pantalla, justo arriba de los menús de Planview Enterprise One – PRM. Esta funcionalidad de búsqueda le permite omitir la navegación del menú estándar para encontrar un portfolio o entidad particular. 

Búsqueda de portfolios o entidades específicos

¡Consejo!

Para conocer información que es útil para buscar portfolios o entidades, consulte Aspectos que se deben tener en cuenta al efectuar una búsqueda.

Para un portfolio o entidad específicos en el sistema:

  1. Haga clic en el cuadro de texto Buscar, luego teclee uno o más caracteres del elemento que desea buscar. El sistema coteja los criterios de búsqueda que usted indica con los portfolios, entidades, ID de actividad y ID de producto.

    Los resultados de la búsqueda incluyen la categoría, descripción e ID de portfolio o entidad (si se asignó uno) según se describe en la tabla que le sigue a este procedimiento. El ID de actividad, ID de producto o nivel en la jerarquía de estrategias de una entidad se muestra a la derecha del resultado para que pueda distinguir entre las entidades con nombres o descripciones duplicadas.

    Nota: los resultados principales que más se asemejen a sus criterios de búsqueda se muestran mientras usted escribe. Si hay más resultados posibles, el número de resultados acertados aparece entre paréntesis al lado de Ver todos los resultados de la búsqueda.

    ¡Consejo!

    Cuando busque una entidad por ID de actividad o ID de producto, puede omitir los ceros de la izquierda en sus criterios de búsqueda. Por ejemplo, buscar por ID 000123 es lo mismo que buscar por 123. También puede usar una búsqueda de sufijo para *0123. Para buscar específicamente el ID123 de la entidad, añada un espacio después del número: “123 ”.

  2. Realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en el botón del menú de acciones al lado del elemento con el que desea trabajar. Aparece la lista de acciones disponibles para dicho elemento. Seleccione una opción para navegar a la pantalla o para realizar una acción en el elemento.
    • Haga clic en un resultado de la búsqueda para ir a la pantalla del resumen de ese portfolio o entidad.

      Nota: si aún no se ha configurado una pantalla Vista del portfolio o una pantalla Vista de la entidad, el sistema le lleva a la pantalla de resumen predeterminada, configurada para ese portfolio o tipo de entidad.

  3. Si no ve el resultado que desea, añada palabras relevantes o haga clic en Ver todos los resultados de la búsqueda, como se indica en Ver todos los resultados de la búsqueda.

Elementos de la pantalla Resultados de la búsqueda

En la siguiente tabla se describen los elementos del resultado de una búsqueda.

Elemento

Descripción

Categoría

El tipo de entidad al que pertenece el portfolio o entidad.

Descripción

El nombre del portfolio o entidad.

ID

El ID de actividad o el ID de producto de la entidad, si se ha asignado alguno. Para las entidades de estrategia, aparece el nivel de la entidad en la jerarquía de estrategia.

Aspectos que se deben tener en cuenta al efectuar una búsqueda

Tenga en cuenta la siguiente información al efectuar una búsqueda:

  • Al realizar una búsqueda, el sistema busca la tabla de estructuras en la base de datos para los portfolios y entidades que coincidan con las palabras clave que usted proporciona.
  • El tipo de entidades específicas que debe buscar depende de la configuración del sistema. Es posible buscar una sola actividad, recurso, estrategia o producto, o bien otro tipo de resultado.
  • El orden en el que introduce las palabras es irrelevante. El sistema clasifica los resultados en el orden que más se acerque a la clave de búsqueda exactamente, mostrando los resultados más exactos en la parte superior de la lista de resultados de la búsqueda.
  • La funcionalidad de búsqueda no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
  • Al realizar una búsqueda de recursos, los recursos cancelados no se incluyen en los resultados de la búsqueda. Si desea incluir recursos cancelados, vea el procedimiento en la sección de Ver todos los resultados de la búsqueda.
  • Al realizar una búsqueda de actividades, solamente es posible buscar entidades en que estén en el nivel primario de planificación (NPP).
  • Si hace clic en uno de los resultados de la búsqueda, se añade a la lista de Visitados recientemente al menú de ese portfolio o tipo de entidad. Por ejemplo, si el resultado de la búsqueda es un portfolio de actividades, ese portfolio se añade a la lista de Visitados recientemente en la sección de portfolios de actividades del menú Actividades.

Personalizar los criterios de búsqueda por medio de comodines

Si los pasos mencionados anteriormente no le permiten encontrar lo que buscan, puede personalizar su búsqueda añadiendo un asterisco antes o después de una palabra o frase para extraer los resultados que contengan esa palabra o frase como parte de una palabra o frase más larga. Si coloca un asterisco antes y después de una palabra, el sistema busca resultados que incluyan el texto entre los asteriscos.

Ejemplos

Los siguientes ejemplos muestran maneras posibles de usar los asteriscos para personalizar una búsqueda de actividad llamada "construir una mejor trampa de ratones". Cada una de estas búsquedas trae los resultados más acertados que incluyen la palabra o frase provistas, llenando las palabras que faltan antes y después de las palabras provistas.

Clave de búsqueda

Resultado

construir una me*

Búsqueda por prefijo: realiza una búsqueda usando "construir una me" como prefijo.

Además de "construir una mejor trampa de ratones," los resultados pueden incluir "construir una mesa", o "mejor construir una bicicleta."

Nota: de forma predeterminada, el sistema realiza automáticamente este tipo de búsqueda mientras usted teclea las palabras en el cuadro de texto Buscar.

*trampa de ratones

Búsqueda por sufijo: realiza una búsqueda usando "trampa de ratones" como sufijo.

Además de "construir una mejor trampa de ratones," los resultados pueden incluir "trampa de ratones hecha de madera," o "conozca el mejor queso para usar en las trampas de ratones."

*ampa*

Búsqueda por infijo: realiza una búsqueda usando "ampa" como infijo.

Además de "construir una mejor trampa de ratones," los resultados pueden incluir "acampar," o "observe el campanario de la torre."

Nota: se puede emplear un máximo de dos asteriscos.

Ver todos los resultados de la búsqueda

El siguiente procedimiento le ayuda a ver más resultados de la búsqueda que se muestran inmediatamente cuando se realiza una búsqueda.

Para ver todos los resultados de la búsqueda:

  1. Haga clic en Ver todos los resultados de la búsqueda en la lista de resultados de la búsqueda.
  2. Para incluir en los resultados las actividades o productos completados, recursos desactivados y otros portfolios o entidades no actualizados, haga clic en Incluir elementos del historial. Se muestra la columna de Notas del historial.

    ¡Consejo!

    Se pueden excluir las Notas del historial haciendo clic en Excluir elementos del historial.

    En la pantalla que aparece, los resultados se clasifican inicialmente en grupos por categoría. Para clasificar por descripción, ID, Seq-ID (ID de secuencia) o Notas del historial, haga clic en el título de la columna apropiado. Nota: el ID de secuencia de un portfolio o entidad es el código de estructura interna del sistema para una entidad y es para uso interno solamente. La categoría y el ID de secuencia se proveen en los resultados como referencia para usted, pero solamente puede realizar una búsqueda para un portfolio o descripción de entidad, ID de actividad o ID de producto.

    ¡Consejo!

    Si actualiza la pantalla, se anula la clasificación y se retoman los grupos por categoría.

  3. Realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en el botón del menú de acciones al lado del elemento con el que desea trabajar. Aparece la lista de acciones disponibles para dicho elemento. Seleccione una opción para navegar a la pantalla o para realizar una acción en el elemento.
    • Haga clic en la descripción de un resultado para ir a la pantalla predeterminada del resumen de ese portfolio o entidad.

      ¡Consejo!

      Si su búsqueda produce muchos resultados puede usar la función de buscar en su navegador para hacer una búsqueda en la lista para encontrar el portfolio o entidad que desea.