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Limiter la modification des données dans la gestion financière

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Cet article s'applique à Planview Enterprise 11.5 ou version ultérieure. 

Vous pouvez empêcher des utilisateurs de modifier des données dans la gestion financière en verrouillant des niveaux, en définissant des règles et en désactivant des versions et des comptes comme indiqué dans les instructions ci-dessous. Vous pouvez aussi limiter la modification des données financières en désactivant des attributs de lignes et en protégeant les lignes de toute modification pour éviter que les chargements d'activités et de centre de coûts entraînent la mise à jour de lignes spécifiques.

Verrouiller les niveaux d'une structure pour empêcher son édition ou son chargement

Verrouiller des niveaux (département, projet) empêche d’éditer ou de charger à des niveaux spécifiques les plans qui sont définis au niveau de cet élément. Par exemple, dans une approche budgétaire ascendante, vous pouvez créer un plan financier au niveau d'un projet, un plan financier sera ensuite créé pour le département qui possède ce projet. Dans ce cas, il faut empêcher de modifier le plan financier au niveau du projet lors de la définition du plan financier au niveau du département étant donné que le plan financier du département dépend des informations que contient le budget de projet.

Pour empêcher l'édition ou le chargement des plans dans toutes les versions d'un modèle de planification financière en verrouillant les niveaux d'une structure

  1. À côté du modèle de planification financière, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Verrouiller les niveaux pour les modèles.

  2. Indique les niveaux que vous voulez verrouiller. Vous pouvez verrouiller des niveaux pour empêcher leur édition et/ou leur chargement.

  • Pour empêcher l'édition d'un niveau, cochez la case Empêcher l'édition.

  • Pour empêcher le chargement d'un niveau, cochez la case Empêcher le chargement.

  1. Cliquez sur Enregistrer.

Verrouiller un élément spécifique pour empêcher son édition ou son chargement

Pour verrouiller les niveaux d'une version spécifique ou de toutes les versions d'un plan financier pour empêcher l'édition ou le chargement d'un élément (par exemple, un seul projet)

  1. À côté du modèle de planification financière, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Gérer les éléments.

  2. À côté de l'élément, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Gérer le verrouillage.

  3. Indique les niveaux que vous voulez verrouiller. Vous pouvez verrouiller des niveaux pour empêcher leur édition et/ou leur chargement.

  • Pour empêcher l'édition de l'élément dans une version particulière, cochez la case Empêcher l'édition.

  • Pour empêcher le chargement de l'élément dans une version particulière, cochez la case Empêcher le chargement.

  • Pour empêcher l’édition ou le chargement de l'élément dans toutes les versions, cochez les cases correspondantes (Empêcher l'édition de toutes les versions et Empêcher le chargement de toutes les versions) affichées dans la section supérieure de l'écran.

  1. Cliquez sur Enregistrer.

Verrouiller les niveaux pour une version spécifique

Pour empêcher l'édition et le chargement de niveaux spécifiques dans une version particulière

  1. À côté du modèle de planification financière, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Configurer les versions.

  2. À côté du nom d'une version, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Verrouiller les niveaux pour une version.

  3. Indique les niveaux que vous voulez verrouiller. Vous pouvez verrouiller des niveaux pour empêcher leur édition et/ou leur chargement.

  • Pour empêcher l'édition d'un niveau, cochez la case Empêcher l'édition.

  • Pour empêcher le chargement d'un niveau, cochez la case Empêcher le chargement.

  1. Cliquez sur Enregistrer.

Définir les règles d'édition, de chargement et d'affichage pour une version spécifique

Pour chaque version d'un modèle de planification financière, vous pouvez définir des règles relatives à l'édition, à la copie, au chargement et à l'affichage de la version. Vous pouvez empêcher tous les utilisateurs d'éditer ou de charger une version. Vous pouvez également en limiter l'accès de sorte que seuls certains utilisateurs puissent éditer, copier, charger ou afficher une version.

Pour définir les règles d'édition, de copie, de chargement et d'affichage pour une version spécifique

  1. À côté du modèle de planification financière, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Configurer les versions.

  2. À côté du nom d'une version, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Éditer la version.

  3. Pour définir des règles pour cette version, effectuez une ou plusieurs des actions suivantes dans la section Éditer les règles de l'écran.

  • Pour autoriser ou empêcher tous les utilisateurs de modifier la version, cochez ou non la case Autoriser l'édition (selon le cas). N. B. Vous devez décocher la case si vous prévoyez de définir des règles pour copier des données dans les plans financiers de la version.

  • Pour limiter les périodes durant lesquelles les données peuvent être éditées, cliquez sur la liste Première période modifiable. Puis cliquez sur la période dans laquelle vous voulez autoriser l'édition en premier. Toute période antérieure à celle que vous sélectionnez ne peut être éditée.

  • Pour préciser qu'il y a une fonctionnalité du rôle de l'utilisateur permettant de déterminer les utilisateurs autorisés à éditer la version, cliquez dans la liste Fonctionnalité nécessaire pour l'édition. Puis cliquez sur la fonctionnalité dont devra obligatoirement disposer un utilisateur pour éditer les plans financiers de la version.

  1. Pour autoriser des utilisateurs à copier des données dans les plans financiers de la version même s'ils ne peuvent pas l'éditer, effectuez les étapes suivantes :

    1. Décochez la case Autoriser l'édition.

    2. Cochez la case Autoriser la copie même si l'édition n'est pas permise.

    3. Cliquez dans la liste Fonctionnalité nécessaire pour la copie puis cliquez sur la fonctionnalité du rôle d'utilisateur dont devra obligatoirement disposer un utilisateur pour pouvoir copier les plans financiers de la version.

  2. Pour définir les règles relatives au chargement des données de la version, effectuez une ou plusieurs des actions suivantes dans la section Règles de chargement :

  • Pour autoriser ou empêcher le chargement de la version, cochez ou décochez la case Autoriser les chargement (respectivement).

  • Pour limiter les périodes pouvant être chargées, cliquez dans la liste Première période chargeable. Puis cliquez sur la période à laquelle le chargement doit commencer. Le chargement de données n'aura aucune incidence sur les périodes antérieures à celle que vous sélectionnez.

  • Pour préciser qu'il y a une fonctionnalité du rôle de l'utilisateur permettant de déterminer les utilisateurs autorisés à charger la version, cliquez dans la liste Fonctionnalité nécessaire pour le chargement. Puis cliquez sur la fonctionnalité dont devra obligatoirement disposer un utilisateur pour charger les plans financiers de la version.

  1. Pour préciser qu'il y a une fonctionnalité du rôle de l'utilisateur permettant de déterminer les utilisateurs autorisés à afficher la version, cliquez dans la liste Fonctionnalité nécessaire pour l'affichage dans la section Autres règles de cet écran. Puis cliquez sur la fonctionnalité dont devra obligatoirement disposer un utilisateur pour pouvoir afficher les plans financiers de la version.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

Définir les règles d'édition et de chargement pour les comptes d'un seul modèle de planification financière

Chaque compte peut être configuré pour autoriser ou empêcher l'édition et/ou le chargement de chaque modèle de planification financière. L'accès à l'édition d'un compte peut aussi être limité en fonction de la fonctionnalité du rôle d'un utilisateur.

Pour définir les règles d'édition et de chargement pour les comptes d'un seul modèle de planification financière

  1. À côté du modèle de planification financière, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Configurer des comptes.

  2. Pour chaque compte dans lequel vous voulez définir des règles, cochez la case Utiliser le compte.

  3. Pour chacun des comptes dont vous voulez empêcher l'édition dans toutes les versions du modèle, décochez la case Autoriser l'édition.

  4. Pour chacun des comptes dont vous voulez empêcher le chargement dans tous les versions du modèle, décochez la case Autoriser les chargements.

  5. Pour préciser qu'il y a une fonctionnalité du rôle de l'utilisateur permettant de déterminer les utilisateurs autorisés à éditer le compte, double-cliquez dans la cellule correspondante de la colonne Fonctionnalité nécessaire pour l'édition. Cliquez sur le bouton du menu puis sur la fonctionnalité dont devra obligatoirement disposer un utilisateur pour éditer le compte dans tous les plans financiers du modèle.

  6. Pour désactiver un compte dans tous les plans financiers du modèle, cochez la case Inactif de ce compte.

    Si un compte est inactif et qu'il contient des données, ce compte figure toujours dans l'écran de détail de la planification financière en mode de lecture seule. Pour tous les nouveaux plans financiers sans données, ce compte ne figure pas dans l'écran Détail de la planification financière.

Marquer une version inactive

Lorsqu'une version est marquée comme étant inactive, elle n'est plus disponible pour figurer dans l'écran Détail de la planification financière ou dans les écrans utilisés pour revoir les plans financiers. Il n'est plus possible d'éditer, de charger, de copier, etc. cette version.

Pour rendre une version inactive

  1. À côté du modèle de planification financière, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Configurer les versions.

  2. À côté du nom d'une version, cliquez sur le bouton du menu d'action. Puis cliquez sur Éditer la version.

  3. Dans la section Informations sur la version, cochez la case Inactif.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Rendre un compte inactif pour tous les modèles de planification financière

Pour rendre un compte inactif pour tous les modèles de planification financière

  1. Dans la barre des menus, cliquez sur Administration > Architecture > Structures principales.

  2. Cliquez sur Comptes de planification financière.

  3. Cliquez sur le nom du compte puis cliquez sur (détails).

  4. Cochez la case désactiver le contact.

  5. Cliquez sur Enregistrer.