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Ajouter des documents sans attendre la notification d'un cycle de vie

Connectez-vous pour voir cet article.

Cet article s'applique à Planview Enterprise 11.5 ou version ultérieure.

Attention ! Veuillez ne pas utiliser les instructions suivantes si vous répondez à une notification du cycle de vie qui vous demande de créer un document. Pour ce type de notifications, vous devez vous assurer que le cycle de vie continue après avoir effectué l'action demandée comme indiqué dans l’article Éditer, revoir et approuver un document de cycle de vie.

Ajouter un nouveau dossier

Pour ajouter un nouveau dossier afin d'organiser les fichiers de documents que vous ajoutez à Planview Enterprise

  1. Naviguez jusqu’à l’écran Revoir les documents.

  2. Dans le volet de gauche, allez jusqu'à l'emplacement où vous voulez ajouter le dossier. Puis cliquez sur le lien correspondant à cet emplacement.

  3. Dans le volet de droite, cliquez sur Dossier.

  4. Dans les champs qui conviennent, saisissez un titre pour le fichier et une description du type de document qui est stocké dans le dossier.

  5. Sélectionnez des attributs de la structure alternative selon le cas.

  6. Saisissez un ou plusieurs mots-clés qui peuvent être utilisés pour trouver ce dossier. Séparez les mots-clés par une virgule ou un point-virgule.

  7. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les informations du dossier.

    Une entrée pour le dossier est ajoutée aux fichiers de documents figurant dans le volet de droite de l'écran Revoir les documents.

Ajouter un nouveau document

Pour ajouter un nouveau document pour pouvoir y accéder depuis Planview Enterprise et le partager avec d'autres utilisateurs

  1. Naviguez jusqu’à l’écran Revoir les documents.

  2. Dans le volet de gauche, allez jusqu'à l'emplacement où vous voulez ajouter le document. Si vous ajoutez des documents à une structure, cliquez sur le lien de l'élément auquel vous associez le document. N. B. S'il est prévu d'utiliser le document avec des étapes de cycle de vie, vous devez ajouter ce document au dossier de documents modèles.

  3. Dans le volet de droite, cliquez sur Document.

  4. Dans le champ du fichier, saisissez le nom du document ou parcourez la liste jusqu'à l'emplacement du document.

    Vous pouvez ajouter des documents stockés sur un disque local ou sur le réseau mais la taille recommandée de votre fichier ne doit pas dépasser 2 MO.

  5. Dans les champs qui conviennent, saisissez le nom du document, son auteur et une description du document.

    Par défaut, le champ de l'auteur affiche le nom de la personne qui ajoute le document.

  6. Cochez ou non la case Peut être copié si les modifications sont apportées à la version originale du document ou à une copie.

    • Décochez la case si vous voulez enregistrer les modifications dans la version originale du document, celle qui est d'ailleurs partagées avec tous les utilisateurs ayant accès en lecture - écriture à ce document.

    • Cochez la case si vous voulez qu'un utilisateur ayant accès en lecture - écriture au document puisse faire des modifications dans une copie de ce document et non dans la version partagée.

  7. Cochez la case Suivi des versions si vous désirez que les versions précédentes du document soient suivies et stockées par le système lors des modifications.

  8. Cochez la case Suivi des lecteurs si vous désirez que les informations sur les utilisateurs qui ont lu le document et à quel moment (date et heure) soient suivies et stockées par le système.

  9. Si votre administrateur a configuré une date d'expiration pour le document, effectuez les étapes suivantes :

    1. Dans le champ Date d'expiration, sélectionnez la date à laquelle le document doit expirer.

      La date d'expiration n'affecte en aucun cas le document.

    2. Dans le champ Signaler l'expiration, utilisez le sélecteur de données pour choisir l’utilisateur à qui sera envoyée une notification concernant l’expiration du document.

  10. Sélectionnez des attributs de la structure alternative le cas échéant.

  11. Saisissez un ou plusieurs mots-clés qui peuvent être utilisés pour trouver ce document. Séparez les mots-clés par une virgule ou un point-virgule.

  12. Cliquez sur Enregistrer.

    Une entrée pour le document est ajoutée aux fichiers de documents figurant dans le volet de droite de l'écran Revoir les documents.

Ajouter une nouvelle adresse URL

N. B. Il est déconseillé d'ajouter des adresses URL nécessitant que les utilisateurs se connectent au système avant de pouvoir accéder à l'URL en question.

Pour ajouter une nouvelle URL afin d'accorder l'accès à un site web depuis Planview Enterprise

  1. Naviguez jusqu’à l’écran Revoir les documents.

  2. Dans le volet de gauche, allez jusqu'à l'emplacement où vous voulez placer l'URL. Puis cliquez sur le lien correspondant à cet emplacement.

  3. Dans le volet de droite, cliquez sur URL.

  4. Dans le champ Titre, saisissez un nom pour l'URL (par exemple page d'accueil Planview).

  5. Dans le champ URL, saisissez l'URL du document (par ex. http://www.planview.com/).

  6. Dans le champ Description, saisissez une description du document.

  7. Cochez ou non la case Peut être copié si les modifications sont apportées à la version originale du document ou à une copie.

    • Décochez la case si vous voulez enregistrer les modifications dans la version originale du document, celle qui est d'ailleurs partagées avec tous les utilisateurs ayant accès en lecture - écriture à ce document.

    • Cochez la case si vous voulez qu'un utilisateur ayant accès en lecture - écriture au document puisse faire des modifications dans une copie de ce document et non dans la version partagée.

  8. Sélectionnez des attributs de la structure alternative le cas échéant.

  9. Saisissez un ou plusieurs mots-clés qui peuvent être utilisés pour trouver cette URL. Séparez les mots-clés par une virgule ou un point-virgule.

  10. Cliquez sur Enregistrer.

    Seules les informations sur l'URL sont stockées mais une saisie pour l'URL est ajoutée aux fichiers de documents figurant dans le volet de droite de l'écran Revoir les documents.