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Restringir la modificación de datos en la gestión financiera

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El presente artículo se refiere a Planview Enterprise 11.5 y versiones posteriores. 

Para restringir la modificación de datos en la gestión financiera, se pueden bloquear niveles, definir reglas y desactivar versiones y cuentas como se describe a continuación. También puede restringir la modificación de datos financieros desactivando los atributos de línea y protegiendo la sobrescritura de líneas, de modo que las cargas de actividades y centros de costes no actualicen determinadas líneas.

Bloquear niveles de una estructura para impedir su edición o carga

El bloqueo de niveles (departamento, proyecto) impide que el o los planes definidos en ese nivel de entidad pueda editarse o cargarse en niveles específicos. Por ejemplo, según un enfoque ascendente usted podría crear un plan financiero a nivel de proyecto y después un plan financiero para el departamento que posee el proyecto. En este caso es importante prohibir las modificaciones en el plan financiero a nivel de proyecto mientras se define el plan financiero a nivel de departamento, ya que el plan financiero del departamento depende de la información contenida en el presupuesto del proyecto.

Para impedir la edición y carga de planes en las versiones de un modelo de plan financiero mediante el bloqueo de los niveles de una estructura:

  1. Junto al modelo de planificación financiera, haga clic en el botón del menú de acciones. Luego haga clic en Bloquear niveles para modelos.

  2. Determine los niveles que quiera bloquear. Es posible bloquear niveles para impedir su edición, carga o ambas operaciones.

  • Para evitar la edición de un nivel, seleccione la casilla Bloquear edición del nivel.

  • Para evitar la carga de un nivel, seleccione la casilla Bloquear carga del nivel.

  1. Haga clic en Guardar.

Bloquear una entidad específica para impedir su edición y carga

Para bloquear niveles de una versión específica o todas las versiones de un plan financiero de modo que se impida la edición o carga de una entidad (por ejemplo, un solo proyecto):

  1. Junto al modelo de planificación financiera, haga clic en el botón del menú de acciones. Haga clic en Gestionar entidades.

  2. Junto a la entidad, haga clic en el botón del menú de acciones. Después haga clic en Gestionar bloqueo.

  3. Determine los niveles que quiera bloquear. Es posible bloquear niveles para impedir su edición, carga o ambas operaciones.

  • Para evitar la edición de una entidad en una versión en particular, seleccione la casilla Bloquear edición de la versión.

  • Para evitar la carga de una entidad en una versión en particular, seleccione la casilla Bloquear carga de la versión.

  • Para evitar la edición o carga de todas las versiones, seleccione las casillas relevantes (Bloquear la edición de todas las versiones y Bloquear la carga de todas las versiones) que aparecen en la sección superior de la pantalla.

  1. Haga clic en Guardar.

Bloquear los niveles para una versión específica

Para evitar la edición y carga en niveles específicos de una versión en particular:

  1. Junto al modelo de planificación financiera, haga clic en el botón del menú de acciones. Enseguida, haga clic en Configurar versiones.

  2. Junto al nombre de la versión haga clic en el botón del menú de acciones. Luego haga clic en Bloquear niveles para versiones.

  3. Determine los niveles que quiera bloquear. Es posible bloquear niveles para impedir su edición, carga o ambas operaciones.

  • Para evitar la edición de un nivel, seleccione la casilla Bloquear edición del nivel.

  • Para evitar la carga de un nivel, seleccione la casilla Bloquear carga del nivel.

  1. Haga clic en Guardar.

Definir las reglas de edición, copia, carga y revisión para una versión específica

Para cada versión de un modelo de planificación financiera se pueden fijar las reglas para editar, copiar, cargar y ver la versión. Es posible bloquear una versión para que los usuarios no puedan editarla o cargarla. También es posible restringir el acceso para que sólo ciertos usuarios puedan editar, copiar, cargar o ver una versión.

Para definir las reglas de edición, copia, carga y revisión para una versión específica:

  1. Junto al modelo de planificación financiera, haga clic en el botón del menú de acciones. Enseguida, haga clic en Configurar versiones.

  2. Junto al nombre de la versión haga clic en el botón del menú de acciones. Luego haga clic en Editar versión.

  3. Para definir las reglas de edición de una versión, realice una o varias de las siguientes operaciones en la sección Reglas de edición en la pantalla que aparece:

  • Para permitir o impedir que los usuarios modifiquen la versión, marque o desmarque la casilla Permitir editar (respectivamente). Nota: hay que desmarcar la casilla para poder definir las reglas relativas a la copia de planes financieros de la versión.

  • Para limitar los periodos en que se pueden modificar datos, haga clic en la lista Primer periodo editable. Luego haga clic en el periodo en que quiera permitir la edición. No es posible editar los periodos previos al periodo seleccionado.

  • Para definir que una funcionalidad de rol de usuario puede determinar qué usuarios pueden editar la versión, haga clic en la lista Permiso necesario para editar. Luego haga clic en la funcionalidad que quiera asignar a un usuario para poder editar los planes financieros de la versión.

  1. Para permitir a los usuarios copiar los planes financieros de la versión incluso si no puede editarla:

    1. Desmarque la casilla Permitir editar.

    2. Seleccione la casilla Permitir copiar incluso cuando no sea posible editar.

    3. Haga clic en la lista Permiso necesario para copiar y luego en la funcionalidad de rol de usuario que quiera asignar a un usuario para poder copiar los planes financieros de la versión.

  2. Para definir las reglas de carga de los datos de la versión, realice una o varias de las siguientes operaciones en la sección Reglas de carga:

  • Para permitir o impedir la carga de la versión, marque o desmarque la casilla Permitir cargar (respectivamente).

  • Para limitar los periodos que se pueden cargar, haga clic en la lista Primer periodo cargable. Luego haga clic en el periodo de inicio de la carga. Los periodos anteriores al periodo que seleccionó no se ven afectados por la carga.

  • Para definir que una funcionalidad de rol de usuario puede determinar qué usuarios pueden cargar la versión, haga clic en la lista Permiso necesario para cargar. Luego haga clic en la funcionalidad que quiera asignar a un usuario para poder cargar los planes financieros de la versión.

  1. Para definir que una funcionalidad de rol de usuario puede determinar qué usuarios pueden ver la versión, haga clic en la lista Permiso necesario para visualizar en la sección Otras reglas de la pantalla. Luego haga clic en la funcionalidad que quiera asignar a un usuario para poder ver los planes financieros de la versión.

  2. Haga clic en Guardar.

Definir las reglas de edición y carga para cuentas de un modelo sencillo de planificación financiera

Se pueden configurar las cuentas para permitir o evitar editar y/o cargar cada modelo de planificación financiera. Asimismo, se puede restringir la edición de la cuenta basándose en una funcionalidad de rol de usuario.

Para definir las reglas de edición y carga para cuentas de un modelo sencillo de planificación financiera:

  1. Junto al modelo de planificación financiera, haga clic en el botón del menú de acciones. Luego haga clic en Configurar cuentas.

  2. Para cada cuenta en la que desee definir reglas, seleccione la casilla de la cuenta Usar cuenta.

  3. Marque la casilla Permitir editar para cada cuenta que no quiera editar en todas las versiones del modelo.

  4. Marque la casilla Permitir cargar para cada cuenta que no quiera cargar en todas las versiones del modelo.

  5. Para definir que una funcionalidad de rol de usuario puede determinar qué usuarios pueden editar la cuenta, haga doble clic en la celda apropiada de la columna Permiso necesario para editar. Haga clic en Botón del menú y luego en la funcionalidad que quiera asignar a un usuario para poder editar la cuenta dentro de todos los planes financieros del modelo.

  6. Para desactivar una cuenta en todos los planes financieros de un modelo, seleccione la casilla Inactivo para esa cuenta.

    Si una cuenta está marcada como inactiva y hay datos para esa cuenta, entonces la cuenta seguirá apareciendo en formato de sólo lectura en la pantalla de detalles de la planificación financiera. La cuenta no está incluida en la pantalla de detalles de la planificación financiera para ninguno de los nuevos planes financieros donde no hay datos para la cuenta.

Marcar una versión como inactiva

Cuando una versión se marca como inactiva, ya no aparece en la pantalla de detalles del plan financiero o en las pantallas para revisar planes financieros. Asimismo, la versión no se podrá editar, cargar, copiar, etc.

Para marcar una versión como inactiva:

  1. Junto al modelo de planificación financiera, haga clic en el botón del menú de acciones. Enseguida, haga clic en Configurar versiones.

  2. Junto al nombre de la versión haga clic en el botón del menú de acciones. Luego haga clic en Editar versión.

  3. En la sección de información sobre la versión que aparece en pantalla seleccione la casilla Desactivar.

  4. Haga clic en Guardar.

Marcar una cuenta como inactiva para todos los modelos de planificación financiera

Para marcar una cuenta como inactiva para todos los modelos de planificación financiera:

  1. En la barra del menú, haga clic en Administración > Arquitectura > Estructuras primarias.

  2. Haga clic en Cuentas de planificación financiera.

  3. Seleccione el nombre de la cuenta y luego haga clic en (detalles).

  4. Seleccione la casilla Inactivo.

  5. Haga clic en Guardar.