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Workflows

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Dieser Artikel bezieht sich auf Planview Enterprise 11.5 und höher.

Mit der Funktionalität für Workflows können Geschäftspraktiken implementiert werden, die sicherstellen, dass Aktivitäten, die zum Abschluss gebracht werden müssen, ausgeführt werden. Zum primären Zweck eines Workflows gehört:

  • Einholen der richtigen Informationen von der richtigen Person zur richtigen Zeit.

  • Benachrichtigen der entsprechenden Benutzer, wenn ein Vorgang ausgeführt werden muss.

  • Einbauen von Prüf- und Genehmigungsmechanismen für alle Vorgänge in einem Workflowmodell.

  • Sicherstellen, dass Statusänderungen erst dann möglich sind, wenn die erforderlichen Schritte abgeschlossen sind.

In einem Workflow sind alle notwendigen Vorgänge und Schritte definiert. Ist ein Vorgang abgeschlossen, wird der nächste aktiviert und es wird eine entsprechende Meldung an den nachfolgend eingeplanten Benutzer versandt. Beispiele für solche Vorgänge sind z. B. das Formulieren eines Dokuments (z. B. Projektantrag), das Ändern des Projektstatus bzw. eines strategischen Elements, das Erstellen eines Budgets und das Prüfen und Genehmigen von eben diesen Aktionen. Der Administrator legt die verschiedenen Stadien fest und markiert die einzelnen Schritte des Prozesses von der Idee zum Konzept bis hin zu Ausführung und Abschluss. Benutzer können ein Workflowdiagramm sowie Informationen zu den Schritten im Workflow aufrufen. Sie können auch Workflowstadien prüfen und den Projektfortschritt feststellen. Wenn Benutzer ein Workflowdiagramm aufrufen, können sie mit einer entsprechenden Steuerung im Diagramm navigieren.

Die Strukturen, die Workflows für Geschäftsprozesse mitbringen, reduzieren den Aufwand, den ein Projektmanager beim Definieren des nächsten Schritts und beim Einplanen der Person hat, die den Schritt abschließen soll. Damit wird die Produktivität gesteigert und es verringert sich das Risiko, dass das Unternehmen vom allgemein vereinbarten Workflow abkommt. Das Ausweiten solcher Mechanismen auf den gesamten Ablauf von der Entwicklung bis zur Implementierung eines Projekts, einer Strategie, eines Produkts oder einer anderen Art von Resultat stellt sicher, dass sich alle Vorgänge (zu jedem Zeitpunkt) rasch bearbeiten, wiederholen und prüfen lassen und eine bedingte Abfolge darstellen.

Die Abbildung ist ein entsprechendes Beispiel eines Workflowdiagramms. Als Informationen zu einem Workflowschritt sind die Beschreibung und die Person (Projektmanager, Mitglied eines Workflowteams, usw.), die der Administrator für das Abschließen des Schritts bestimmt hat, zu sehen. Schritte, die zu einer Gruppe gehören, sind in einem schattierten Bereich zu sehen, der eingeblendet wird. Achtung: Wie die Informationen in einem Workflowdiagramm dargestellt werden, ändert sich in Zusammenhang mit den Schritten, die ausgeführt werden. Beispiel: Ein aktiver Schritt ist in Dunkelblau dargestellt. Wie in der Abbildung zu sehen, wird anhand von Symbolen in einem Workflowdiagramm deutlich, ob es sich z. B. um einen Bearbeitungsschritt, einen Prüfschritt oder einen Genehmigungsschritt handelt.

Workflowdiagramm
Workflowdiagramm