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Planview Customer Success Center

Dokumente hinterlegen ohne auf eine Workflowbenachrichtigung zu warten

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Dieser Artikel bezieht sich auf Planview Enterprise 11.5 und höher.

Achtung: Verwenden Sie die folgende Vorgehensweise nicht, wenn Sie auf eine Workflowbenachrichtigung reagieren, in der Sie angewiesen werden, ein Dokument zu erstellen. Bei solchen Benachrichtigungen müssen Sie sicherstellen, dass der Workflow nach der entsprechenden Maßnahme weiter läuft. Hierfür müssen Sie die jeweilige Maßnahme nur ausführen wie beschrieben unter Workflowdokumente bearbeiten, prüfen, genehmigen oder ablehnen.

Neuen Ordner hinzufügen

Neuen Ordner für die Organisation von Dokumentdateien erstellen, die in Planview Enterprise angelegt werden:

  1. Gehen Sie zur Seite zum Prüfen von Dokumenten.

  2. Gehen Sie auf der linken Seite an die Stelle, an der Sie den Ordner anlegen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Link zu dieser Stelle.

  3. Klicken Sie rechts auf Ordner.

  4. Geben Sie in den entsprechenden Feldern die Bezeichnung des Ordners und eine kurze Beschreibung des Inhalts ein, der in diesem Ordner gespeichert werden soll.

  5. Geben Sie – wenn möglich – Merkmale aus der Sekundärstruktur an.

  6. Geben Sie ein oder mehrere Schlagwörter für die Suche an, anhand derer dieser Ordner wieder gefunden werden kann. Trennen Sie die Schlagwörter mit Kommata oder Strichpunkten von einander.

  7. Klicken Sie Speichern, um die Informationen zu speichern.

    Unter den Dokumentdateien, die rechts in der Seite zum Prüfen von Dokumenten aufgelistet sind, finden Sie nun einen Eintrag für diesen Ordner.

Neues Dokument hinzufügen

Neues Dokument anlegen, damit Sie in Planview Enterprise darauf zugreifen und es ggf. an andere Anwender weitergeben können:

  1. Gehen Sie zur Seite zum Prüfen von Dokumenten.

  2. Gehen Sie links an die Stelle, an der Sie das Dokument hinterlegen möchten. Wenn Sie ein Dokument in der Struktur hinterlegen möchten, klicken Sie auf den Link zu dem Element, mit dem Sie das Dokument verknüpfen möchten. Achtung: Soll das Dokument in einem Workflowschritt verwendet werden, müssen Sie das Dokument im Ordner für Vorlagen hinterlegen.

  3. Klicken Sie rechts auf Dokument.

  4. Geben Sie unter Datei den Namen des Dokuments ein oder gehen Sie direkt zum Dokument.

    Sie können Dokumente hinterlegen, die lokal oder im Netzwerk gespeichert sind. Die Dateigröße sollte 2 MB nicht überschreiten.

  5. Geben Sie in den jeweiligen Feldern die Bezeichnung, den Autor sowie eine Beschreibung des Dokuments ein.

    Standardmäßig wird im Feld Autor der Name der Person hinterlegt, die das Dokument hinterlegt hat.

  6. Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen bei Kopieren erlaubt und notieren Sie, ob eventuelle Änderungen im Original oder in einer Kopie vorgenommen werden dürfen.

    • Entfernen Sie das Häkchen, wenn die Änderungen in der Originalversion erfolgen sollen, auf die alle Benutzer mit Lese-/Schreibrechten zugreifen können.

    • Setzen Sie das Häkchen, wenn ein Benutzer mit Lese-/Schreibrechten auf das Dokument nicht in der öffentlichen Version, sondern nur in einer separaten Kopie des Dokuments Änderungen vornehmen darf.

  7. Wenn Sie möchten, dass das System auch ältere Versionen des Dokuments speichert, setzen Sie ein Häkchen vor Versionierung.

  8. Wenn Sie möchten, dass das System speichert, wann (Tag und Zeit) das Dokument von wem gelesen wurde, setzen Sie das Häkchen bei Lesezugriffe protokollieren.

  9. Sofern der Administrator ein Datum hinterlegt hat, an dem das Dokument keine Gültigkeit mehr hat, unternehmen Sie die folgenden Schritte:

    1. Wählen Sie aus Gültig bis das Datum, ab dem ein Dokument keine Gültigkeit mehr hat.

      Das Ablaufdatum wirkt sich nicht auf das Dokument aus.

    2. Wählen Sie aus dem Feld Benachrichtigung an über Datapicker den Benutzer, der benachrichtigt werden soll, wenn das Dokument seine Gültigkeit verliert.

  10. Geben Sie – wenn möglich – Merkmale aus der Sekundärstruktur an.

  11. Geben Sie ein oder mehrere Schlagwörter für die Suche an, anhand derer dieses Dokument wieder gefunden werden kann. Trennen Sie die Schlagwörter mit Kommata oder Strichpunkten von einander.

  12. Klicken Sie auf Speichern.

    Unter den Dokumentdateien, die rechts in der Seite zum Prüfen von Dokumenten aufgelistet sind, finden Sie nun einen Eintrag für dieses Dokument.

Neue URL hinzufügen

Achtung: Es wird nicht empfohlen, URLs zu hinterlegen, für die sich Benutzer im System anmelden müssen, bevor sie auf die entsprechende URL zugreifen können.

Neue URL hinterlegen, um über Planview Enterprise auf diese Webseite zugreifen zu können:

  1. Gehen Sie zur Seite zum Prüfen von Dokumenten.

  2. Gehen Sie auf der linken Seite an die Stelle, an der Sie die URL hinterlegen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Link zu dieser Stelle.

  3. Klicken Sie rechts auf URL.

  4. Geben Sie unter Bezeichnung einen Namen für die URL ein (wie z. B. Planview Homepage).

  5. Geben Sie unter URL die URL zum Dokument ein (z. B. http://www.planview.com/).

  6. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung zum Dokument ein.

  7. Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen bei Kopieren erlaubt und notieren Sie, ob eventuelle Änderungen im Original oder in einer Kopie vorgenommen werden dürfen.

    • Entfernen Sie das Häkchen, wenn die Änderungen in der Originalversion erfolgen sollen, auf die alle Benutzer mit Lese-/Schreibrechten zugreifen können.

    • Setzen Sie das Häkchen, wenn ein Benutzer mit Lese-/Schreibrechten auf das Dokument nicht in der öffentlichen Version, sondern nur in einer separaten Kopie des Dokuments Änderungen vornehmen darf.

  8. Geben Sie – wenn möglich – Merkmale aus der Sekundärstruktur an.

  9. Geben Sie ein oder mehrere Schlagwörter für die Suche an, anhand derer diese URL wieder gefunden werden kann. Trennen Sie die Schlagwörter mit Kommata oder Strichpunkten von einander.

  10. Klicken Sie auf Speichern.

    Es wird nur die Information zur URL gespeichert, aber unter den Dokumentdateien, die rechts in der Seite zum Prüfen von Dokumenten aufgelistet sind, finden Sie nun einen Eintrag für diese URL.